請求書と請求書の控え、どっちを相手に渡す？請求書の控えとは？

2枚綴りの請求書用紙の請求書をつくりました。
１枚目に直接記入すると、2枚目に複写できます。

さて、先方に手渡す請求書はどっちなのでしょう？
直接書いた方を渡すのか？それともコピー（複写）したものを渡すのか？

この記事では、複写式の請求書の使い方をわかりやすく説明しています。

請求書と請求書の控え。どっち？

２枚綴りになっている下が複写式（バックカーボン等）の請求書の場合は、先方に渡すのは２枚目の複写分です。
多分、この場合、２枚目の複写された方だけに切り取り線が入っていると思います。
切り取って先方にお渡しください。

印鑑を使う時はこの紙（複写分）にします。

複写分を先方に渡すのは、なぜ？

複写した方を先方に渡すのは、金額など記載項目を改ざん、訂正されないためなのです。
領収書も同じです。

請求書の控えとは？

２枚綴りの１枚目の直接書き込んだ方は、請求書を出す側の控え用です。
「控え」と書かれていると思います。
請求書を出す側が保管管理するほうを「控え」と呼びます。

この「控え」は、領収書や注文書、請求書、納品書などの場合、相手に渡してしまうと書き換えられたり訂正されることがあるかもしれません。
そういった場合に備えて、念のため同じ文書を控えておくのです。
「控え」るのは受け取る側ではなく出す側ということになります。

相手に渡す方が原本ということになるのですが、手元に残る「控え」も大切に保管する必要があります。

領収書とその控えについては、こちらの記事です。参考にしてください。

控えは保管する必要があります。

請求書・領収書・レシートといった税務関係の帳簿書類は、その他の業務で発生する書類とは異なり、法人税法によって保管期間が定められています。
取引先から受け取った請求書は支払いが済んでも処分することはできず、一定期間の保管が義務付けられています。
同様に、自社が発行した請求書も取引先に送付したら終わりではなく、取引先へ送付するために発行した請求書については、原本の「控え」が法人税上の保管義務の対象となり、その控えを一定期間保管していかなければいけません。

保管期間は？

個人、法人などの区分によって、それぞれ請求書の保存期間に違いがありますので、注意しましょう。

〇法人の場合
原則として、請求書を発行した日から起算するのではなく、事業年度における法人税の確定申告期限の翌日から7年間保存する必要があります。
ただし、平成30年（2017年）4月以降において青色繰越欠損金が生じた事業年度等では10年間の保管が必要となります。

〇個人事業主の場合
個人の場合には、青色申告・白色申告とも確定申告期限の翌日から5年間保存する必要があります。
この場合、請求書に記載された日付は関係なく、同じ申告分の請求書については同じ保存期限となります。

請求書控えの管理

請求書控えで重要となるのは、それらが入金済み・入金待ちのどちらであるかという点です。
取引の状況を把握しやすいよう、入金の状態によって分類・管理しましょう。

①入金待ち（未入金）の請求書（控え）
自社が発行した請求書は、支払期日が到来するまで「入金待ちの請求書（控え）」として管理します。
入金の確認が行いやすいよう、支払い期限順にファイルすることがポイントです。
②入金済の請求書（控え）
支払期日が到来したら、取引先からの入金を確認します。
請求書どおりの入金が確認できたら「入金済み」のチェックや印を入れたうえで「入金済の請求書（控え）」として管理・保管します。
この際、実際に入金された日も記入しておくと、後から確認が必要となった時スムーズに探し出すことができるでしょう。
取引の発生順序を把握しやすいよう、入金された日ではなく請求書の日付順にしておくと便利です。
③未入金の請求書（控え）
支払期日が過ぎても入金が確認できない請求書は、「未入金の請求書（控え）」として管理します。
この場合は、取引先に連絡をして入金を促します。
その後、入金が確認できたら、②の「入金済の請求書（控え）」となります。

まとめ

２枚綴りになっている下が複写式（バックカーボン等）の請求書の場合は、先方に渡すのは２枚目の複写分です。
２枚綴りの１枚目の直接書き込んだ方は、請求書を出す側の控え用です。
「請求書（控え）」と書かれていると思います。
請求書を出す側が保管するほうを「控え」と呼びます。

この「控え」は、領収書や注文書、請求書、納品書などの場合、相手に渡してしまうと書き換えられたり訂正されることがあるかもしれません。
そういった場合に備えて、念のため同じ文書を控えておくのです。
「控え」るのは受け取る側ではなく出す側ということになります。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。