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領収書と控え、どちらを渡す?領収書、控えはどっち?

領収書とその控え、どちらを渡します?
意外と間違えて控えを渡してしまう人が多いようですね。
相手に渡すのは複写で写った方の用紙です。
自分が書き込んだ方は、自分の控えです。
控えの用紙には(控)と書いてあると思うので、慌てずに落ち着いて確認してみてください。
領収書の控えは、何のためにあり、どのような使い方をするものなのでしょうか。
この記事では、領収書の発行に当たっての注意すべき点や、領収書の控えの必要性と保存の仕方などを説明しています。

領収書、控えどちらを相手に渡す

領収書と控え、どちらをお客様に渡すのでしょうか。

領収書の用紙はだいたい2枚つづりになっていて、1枚目が直接の記入になり、2枚目がカーボン紙など複写式のうつし(コピー)になります。

切り離しできるのが、2枚目ですので、カーボンコピーの2枚目を相手に渡します。

これは、金額などの内容の改ざんを防ぐ意味もあり、カーボンコピーである下(2枚目)を相手に渡すのが普通です。

領収書の「控え」の役割

取引の最後にその取引の対価が支払われ、その対価を受け取った方が領収書を発行します。

その領収書の控えは、何のためにあり、どのような使い方をするものなのでしょうか。

領収書は、金銭を支払った側が受け取るものです。
領収書を発行するだけなら、金銭を受け取った側には金銭を受け取ったという証拠や取引の記録が残りません。

その金銭を受け取ったという証拠や取引に記録を残すために、領収書の控えを作ることはとても大切なこととなります。

領収書の控えは取引の重要な証拠となります。

例えば、取引先から支払った金額が違っていた等と申し出があった場合などは、領収書の控えとつけ合わせ、その事実を確認できます。
控えがない場合、現金を手渡しで受け取った場合など、その支払いの証拠がないという状況になってしまいます。
また、売上の記録をその売上げがある都度記録しなくても、領収書の控えをまとめておくけば、後で、まとめて売上記録(売上の帳簿)をつけることもできます。
そして、後に売上金額の確認を行う際に、控えがあれば問題なく行うことができます。

では、請求書と控えはどっち?



領収書の発行のポイント・注意点

領収書の作成や発行のポイントをまとめました。
「控え」を作ることが最も大切なポイントです。

①複写式領収書の場合、下敷きを忘れない
複写になっているので、下敷きを忘れると下まですべて写ってしまいます。
領収書を渡した後で、次のページの下へあらかじめ下敷きを入れておくようにするといいですよ。

②控えの方を渡さない
意外と間違えて渡してしまう方が多いので注意が必要です。
領収書(控)と書いてある方が会社控えで、2枚目の控と書いてない方(正本)がお客様に渡す方です。
自分が書き込んだ方は、自分の控えで、相手に渡すのは複写で写った方の用紙(正本)になります。
控えの用紙には(控)と書いてあると思うので、迷ったら落ち着いて確認してみてください
正本にだけミシン目がついて切り取りやすくなっている様式が一般的です。

③一連番号をつけておくこと。
領収書と控えに通しの番号をつけておくこと。
番号が抜けていないか、後で調べることが出できます。
また、税務調査の時でも一連番号のある控えの方が証拠能力が高いと見なされます。

④必要な項目、注意書きを記入する。
発行日、宛名、金額、但し書き、入金の形態(現金・小切手・手形・相殺等)を記入します。

通常形式と違う金銭の受け渡しの場合は、説明を記載する。

例えば、領収書を再発行したものついては、「再発行分」とハッキリと記入します。
こうしないと同じ金額の受け取りの記録が二重に残ってしまいます。
ダブって二重に発行したことにならないために必要です。

⑤正本だけしかついていない領収書
複写式であれば一度の記入で控えもとれます。
このような複写式での領収書でなくても構いません。
正本だけしかついていない、複写式でない領収書もあります。

その様式の領収書では、領収書(正本)をミシン目で切り取った左側の残った紙片に日付や金額などを転記して保存します。

また、複写式でない場合は同じものを2枚作る場合もあります。
この場合は、領収書(正本)と控えに、割り印を押します。
この割り印は、複写式の控えの場合は必要ありません。

⑥控えを保管しておく。
領収書の控えは保管しておきます。

この控えで売り上げの帳簿を作ることもできますし、控えそのものが売り上げの補助簿にもなります。

取引の調査や現状把握をする際にも使えます。
そして、税務調査の際には領収書も1枚1枚チェックされるので、ただ保存するだけでなく後々に見やすいよう整理し保管することが必要です。

⑦書き損じた領収書を破って捨てない
書き間違えた領収書や控えは、捨てないことが大切です。

書き損じた領収書は正本を切り取らずに大きく「×」と書くなど「書損」として正本と控えをセットでそのまま綴りへ残しておきます。
それは、連番にして領収書の発行に間違いがないかを担保しているにもかかわらず、書き損じたものを破棄してしまえば、紛失したのかどうかがわからなくなるからです。

領収書の控えは売上の証拠を示す書類となりますので、連番の領収書の控え自体がないと
売り上げを誤魔化しているなど不正をしてる
と疑われてしまう可能性があるので注意してください。

⑧会社ゴム印
会社ゴム印(会社名・住所・電話番号が入ったもの)の領収書の控えへの押印については、押さなくても押してもどちらでも問題ないです。
しかし、控えは正本と同じものだとすれば、控えにもゴム印は押すべきかもしれません。

⑨収入印紙の貼付
収入印紙は5万円以上の領収の際には必要です。
必要な金額を確認し、貼り忘れがないようにしてください。

収入印紙は、お客様に渡す方の領収書(正本)に貼り、消印をします。
消印をしたことにより印紙税を納付したことになるので、消印は必要です。

会社の控えは、あくまで控えであって、印紙の貼付が必要な領収書(正式には「金銭または有価証券の受取書」)には該当しません。
控えには、印紙を貼る必要はありません。

印紙税は、印紙を貼付した(納付)文書が相手方に手渡されるため、納付したかどうかは、印紙を貼付した(納付)側では確認できなくても仕方ないものです。
印紙を貼付した場合、領収書控えに「〇〇〇円印紙貼付済」などと記録しておくとよいでしょう。

帳簿の租税公課の内訳に収入印紙の購入代金が経費として計上されていれば、控えの記録と照合することができます。
もし、収入印紙の貼付が必要な領収書を収入印紙の貼付せず(印紙税を納付していないことになる)に発行したことが、領収書を発行した先の税務調査等で判明すれば、印紙税の追徴課税(過怠税)がなされることとなります。

⑩領収書の準備
いつでも領収書を発行できるよう常に領収書の準備をしておきましょう。
「領収書をもらえますか?」
と言われたときに困らないように、あらかじめ準備しておくことが大切です。
領収書の発行者の名前や住所、印鑑などは時間があるときに記入・押印しておけばよいでしょう。

領収書とは

領収書とは、商品やサービスの提供に対しての対価を受け取ったとき、その対価を受け取ったことを、支払った側へ証明するために発行するものです。
金銭の受け渡しの大切な証拠書類です。

法律では決まった形式はないのですが、
記載しておくものとしては、
領収書を発行した日付、宛名、金額、但し書き、入金の形態(現金・小切手・手形・相殺等)です。

領収書の金額欄には、数字の前に「¥(円マーク)」、そして後に「-」を記入しましょう。
これは領収書の数字を不正に書き加えられないようにするものです。

領収書の保存期間は7年~10年

受け取った領収書、渡した領収書の控えのどちらについても、7年、最長で10年間の保存義務があります。

確定申告や決算が終わったからといって捨てないように注意しましょう。
実際は5年分あれば十分で、3年分しか見られない場合が多いのですが、廃棄していいとは言えないので期限まで保存しておきましょう。

まとめ

複写式の領収書はだいたい2枚つづりになっていて1枚目が直接の記入になり、2枚目がカーボン紙などの写しになります。

金額などの内容の改ざんを防ぐ意味もあり、カーボンコピーである下(2枚目)を相手に渡すのが普通です。

領収書の控えは、取引における代金の支払に関するトラブル回避に役立ちます。
会計、税務だけにとどまらず、後々のトラブルの防止のためにもその保存は有用です。






最後までご覧いただきありがとうございました。

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