領収書の控えはどちらを渡す？原本・控えの違いと正しい保管方法を解説

領収書を発行するときに、「原本」と「控え」のどちらを相手に渡せばよいのか迷うことがあります。

特に複写式の領収書では、

「1枚目と2枚目のどっちを渡すの？」

「控えと書いてある方は自分で持っておくの？」

と迷う方も多いのではないでしょうか。

結論からいうと、相手には相手用として作られた領収書を渡し、発行者は控えを手元に残すのが基本です。

ただし、複写式領収書は商品によって1枚目と2枚目の役割が異なることがあります。

そのため、「1枚目だから相手用」「2枚目だから控え」と決めつけず、「控」「お客様用」などの表示やミシン目、領収書用紙の仕様を確認することが大切です。

この記事では、領収書の原本と控えの違い、複写式・単票式・電子領収書の場合の扱い、控えを保管する理由や保存期間までわかりやすく解説します。

領収書の控えはどちらを渡す？相手用を渡して控えを残す

領収書の控えはどちらを渡すのか迷ったときは、「誰が使うための書類なのか」を考えるとわかりやすくなります。

基本的には、

• 支払った人・会社 → 相手用の領収書
• 領収書を発行した人・会社 → 控え

という分け方になります。

つまり、「相手に領収書、自分に控え」と覚えておけば大きく迷うことはありません。

相手には支払いを証明する領収書を渡す

領収書は、お金を受け取った側が、支払った側に対して発行する書類です。

受け取った人は、経費精算や帳簿への記録、取引内容の確認などに利用します。

そのため、相手には「お客様用」「領収書」など、相手が支払いの証明として使用するための書類を渡します。

発行者は控えを手元に残す

「控」「控え」などと書かれている用紙は、基本的に領収書を発行した側が保管します。

控えを残しておけば、

• いつ発行したのか
• 誰に発行したのか
• いくら受け取ったのか
• どのような取引だったのか

を後から確認できます。

売上や入金の確認だけでなく、取引先から問い合わせがあった場合にも役立ちます。

複写式は「1枚目・2枚目」だけで判断しない

ここは特に注意したいところです。

複写式領収書では、直接文字を書く用紙と、その内容が複写される用紙があります。

しかし、必ず1枚目が相手用、2枚目が控えになるわけではありません。

反対に、1枚目が控えで2枚目を切り離して相手に渡す商品もあります。

そのため、

「直接書いた方だから原本」

「複写された方だから控え」

という判断はしない方が安全です。

複写式領収書を使うときは、

• 「控」「控え」の表示
• 「お客様用」などの表示
• ミシン目の位置
• 領収書用紙の説明

を確認しましょう。

「控」と記載されている方は発行者が残し、相手用として作られている方を相手に渡せば迷いにくくなります。

領収書の原本と控えの違い

領収書の原本と控えは、同じ取引内容が記載されていても役割が異なります。

簡単にいえば、相手が支払いの証明として使うものと、発行者が記録として残すものの違いです。

原本・正本とは？

一般に原本や正本と呼ばれるのは、支払った相手に正式な領収書として渡す書類です。

会社員であれば経費精算に使用する場合があります。

個人事業主や法人であれば、取引に関する証拠書類として保管することもあります。

ただし、複写式の場合は「直接書いた紙だけが原本」という意味ではありません。

複写された用紙であっても、その用紙が正式な相手用領収書として作られているのであれば、それを相手へ渡します。

控え・写しとは？

控えや写しは、領収書を発行した側が手元に残す記録です。

複写式領収書なら、相手に渡した領収書と同じ内容が控えにも残るため、後から取引内容を確認しやすくなります。

一般的には、

• 領収書番号
• 発行日
• 宛名
• 金額
• 但し書き
• 発行者名

などが確認できる状態にしておくと管理しやすくなります。

控えは領収書を発行した事実を確認するためにも役立つ

現金取引では、銀行振込のように通帳へ入金記録が残らない場合があります。

そのため、領収書の控えや売上帳などを残しておくことで、

「いつ、誰から、いくら受け取ったのか」

を後から確認しやすくなります。

控えだけに頼るのではなく、売上帳や会計ソフト、請求書、入金記録などと合わせて管理するとさらに分かりやすくなります。

ケース別｜領収書は控えと原本のどちらを渡す？

領収書には、複写式、単票式、電子領収書などがあります。

形は違っても、基本は「相手用を渡し、発行者側に記録を残す」と考えればよいでしょう。

複写式領収書の場合

複写式領収書は、記入した内容が別の用紙にも写る仕組みです。

商品によって用紙の並び方は異なります。

そのため、「1枚目か2枚目か」ではなく、「控」と書かれている方を発行者が残し、相手用の領収書を相手に渡しましょう。

切り離し用のミシン目が入っている場合は、それも判断材料になります。

記入後、すぐに切り離すのではなく、どちらが相手用なのかを確認してから渡すと安心です。

これから領収書用紙を用意する場合は、「控」と「相手用」が見分けやすい複写式タイプを選ぶと、渡し間違いを防ぎやすくなります。

インボイス制度に対応した領収証を使用する場合は、登録番号や税率ごとの記載欄など、必要な項目を記入しやすい書式かどうかも確認しておくと便利です。

単票式・手書き領収書の場合

単票式は、複写用の控えが残らない領収書です。

この場合、作成した領収書そのものは相手へ渡します。

発行者側では、誰に、いつ、いくらの領収書を発行したのか確認できるよう、売上帳や会計ソフトなどへ記録しておくことが大切です。

必要に応じて、発行前にコピーやスキャンを残す方法もあります。

ただし、税務上の書類を紙から電子データへ置き換えて保存する場合には、電子帳簿保存法のスキャナ保存など別のルールが関係することがあります。

単純に「写真を撮ったから紙は捨てても大丈夫」と判断しないよう注意しましょう。

電子領収書・PDF領収書の場合

PDFなどの電子領収書をメールやWebサービスなどで送ったり受け取ったりした場合は、紙とは保存方法が異なります。

電子データでやり取りした領収書や請求書などは、原則として電子データのまま保存する必要があります。

紙に印刷すること自体はできますが、印刷した紙だけを残して電子データを削除してよいという意味ではありません。

PDF領収書を受け取った場合は、後から取引内容を確認できるよう、電子データを適切に整理して保存しておきましょう。

電子帳簿保存法は制度変更が行われることもあるため、実際に運用するときは国税庁の最新情報を確認することをおすすめします。

領収書の控えを保管する理由

領収書の控えは、単なるメモではありません。

特に事業で領収書を発行している場合は、取引記録の確認や税務処理のためにも重要です。

売上や入金を確認できる

領収書の控えを残しておけば、帳簿や会計ソフトに記録された金額と照らし合わせることができます。

特に現金取引が多い店舗や事業では、

「領収書を発行したのに売上へ記録していなかった」

といったミスを防ぐためにも役立ちます。

領収書番号を連番で管理しておくと、発行漏れや重複発行にも気づきやすくなります。

問い合わせや経理確認に対応しやすい

後日、取引先から、

「領収書の金額を確認したい」

「いつ発行してもらったか知りたい」

と問い合わせを受けることがあります。

控えが残っていれば、発行日や金額、宛名、但し書きなどを確認できます。

税務上、一定期間の保存が必要になる

領収書などの帳簿書類には、税務上の保存期間が定められています。

ただし、保存期間は法人・個人事業主の違いや申告方法、書類の種類などによって変わるため、「領収書はすべて一律○年間」と考えない方がよいでしょう。

主な目安は次のとおりです。

法人

帳簿や領収書などの書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。

欠損金が生じた一定の事業年度などでは、10年間の保存が必要になる場合があります。

青色申告の個人事業主

領収証などの現金預金取引等関係書類は、原則7年間です。

ただし、前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の場合は5年間となります。

白色申告の個人事業主

業務に関して作成・受領した領収書などの書類は、原則5年間保存します。

なお、消費税のインボイス制度によって別の保存期間が適用される場合もあります。

税務上の保存期間は条件によって異なるため、自分の事業に当てはまる期間を確認しておきましょう。

インボイスとして発行した領収書の控えにも注意

適格請求書発行事業者が、インボイスの要件を満たした領収書や適格簡易請求書を発行した場合は、その写しなどを保存する義務があります。

保存期間は、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間です。

ここでいう「写し」は、必ずしも発行した紙そのものをコピーしたものでなければならないわけではありません。

発行した適格請求書の記載事項を確認できるレジのジャーナルや一覧表なども、条件を満たせば写しとして扱われます。

インボイス発行事業者の場合は、通常の帳簿書類の保存期間だけでなく、消費税の保存ルールも確認しておきましょう。

領収書を発行するときに注意したいポイント

領収書では「どちらを渡すか」だけでなく、書き間違いや二重発行にも注意が必要です。

書き損じた領収書は簡単に捨てない

複写式の領収書を書き間違えた場合、誤った領収書だけを抜き取って捨ててしまうと、領収書番号が飛び、後から理由が分からなくなることがあります。

会社や店舗のルールにもよりますが、「書損」「取消」などと分かるようにして控えと一緒に残しておくと、発行履歴を確認しやすくなります。

再発行は二重計上に注意する

相手から「領収書をなくしたので再発行してほしい」と依頼される場合もあります。

その際は、同じ取引について領収書が2枚存在することになるため注意が必要です。

再発行する場合は、「再発行」と分かるように記載するなど、社内ルールを決めておくとよいでしょう。

収入印紙が必要な領収書にも注意する

紙で発行する領収書では、金額や取引内容などによって印紙税の対象になる場合があります。

収入印紙が必要な場合は、貼るだけでなく適切に消印をすることも重要です。

収入印紙を貼る位置や消印の方法については、収入印紙の貼り方と消印（割り印）の仕方と注意点で詳しく解説しています。

領収書の控えに関するよくある質問

ここでは、領収書の原本や控えについて迷いやすい疑問をまとめます。

領収書の1枚目と2枚目はどちらを渡す？

1枚目・2枚目だけでは判断できません。

複写式領収書は商品によって用紙の構成が異なるためです。

「控」「お客様用」といった表示やミシン目、商品の説明を確認してください。

基本は、相手用として作られた領収書を相手に渡し、「控」と書かれた方を発行者が保管します。

直接書いた方を相手に渡すの？

必ずしもそうとは限りません。

複写式の場合、直接書き込んだ1枚目が発行者控えになっていて、複写された2枚目を相手に渡すタイプもあります。

「直接書いた紙＝必ず相手に渡す原本」と覚えないようにしましょう。

領収書の控えに印鑑は必要？

控えに必ず印鑑を押さなければならないとは限りません。

ただし、会社や店舗で発行済みであることを確認するため、押印する運用になっている場合があります。

社内ルールがある場合は、そのルールに従いましょう。

領収書の控えをなくしたらどうする？

まず、売上帳や会計ソフト、請求書、入金記録、メールなど、取引内容を確認できる資料を探しましょう。

控えを紛失すると、後から発行内容を確認しにくくなります。

今後の紛失を防ぐためにも、

• 領収書番号順に保管する
• 発行後すぐにファイルへ入れる
• 会計ソフトへ記録する
• 電子データは検索しやすい名前で保存する

といった管理方法を決めておくと安心です。

領収書の控えはコピーでもよい？

何のために保存するコピーなのかによって扱いが異なります。

たとえば、適格請求書発行事業者が保存する「適格請求書の写し」は、交付した書類そのものをコピーしたものでなくても、必要な記載事項を確認できる資料であれば認められる場合があります。

一方、紙で保存することが求められる税務関係書類を、自己判断でコピーや写真だけにして原本を処分してよいとは限りません。

紙の書類を電子保存へ切り替える場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存などの要件を確認しましょう。

請求書も控えを自分で保管するの？

請求書でも、相手へ渡すものと発行者が保管する記録を分けて管理する考え方は共通しています。

複写式請求書についても、「直接書いた方か、複写された方か」だけではなく、用紙に記載された「控」などの表示を確認することが大切です。

請求書について詳しくは、請求書と請求書の控え、どっちを相手に渡す？も参考にしてください。

まとめ｜領収書は相手用を渡し、控えは発行者が保管する

領収書の控えはどちらを渡すのか迷ったときは、相手には相手用の領収書を渡し、発行者は控えを残すと覚えておきましょう。

特に複写式領収書では、「1枚目か2枚目か」だけで判断しないことが大切です。

商品によって用紙の構成が異なるため、

• 「控」「控え」の表示
• 「お客様用」などの表示
• ミシン目
• 領収書用紙の商品説明

を確認してから切り離しましょう。

単票式の場合は、売上帳や会計ソフトなどに発行内容を記録しておきます。

PDFなど電子データで領収書をやり取りした場合は、原則として電子データのまま保存する必要があります。

また、領収書などの保存期間は、法人・個人事業主・申告方法・インボイス制度などによって異なります。

領収書は取引を確認するための大切な書類です。

相手に渡す書類と自分が残す控えを正しく区別し、後から確認できるよう適切に管理しておきましょう。

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