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領収書と控え、どちらを渡す?領収書、控えはどっち?

領収書とその控え、どちらを渡します?
意外と間違えて控えを渡してしまう人が多いようですね。
相手に渡すのは複写で写った方の用紙です。
自分が書き込んだ方は、自分の控えです。
控えの用紙には(控)と書いてあると思うので、慌てずに落ち着いて確認してみてください。
領収書の控えは、何のためにあり、その用途はどのようなものなのでしょうか。
この記事では、領収書の発行に当たっての注意すべき点や、領収書の控えの必要性と保存の仕方などを説明しています。

領収書の控えの方を渡さない

領収書はだいたい2枚つづりになっていて1枚目が直接の記入になり、2枚目がカーボン紙などのうつしになります。
金額などの内容の改ざんを防ぐ意味もあり、カーボンコピーである下(2枚目)を相手に渡すのが普通です。
切り離しできるのが、2枚目ですので、カーボンコピーの2枚目を相手に渡します。

領収書の控えの役割

取引の最後にその取引の対価が支払われ、それを受け取った側は【領収書】を発行するのが慣例です。
その領収書の控えは、何のためにあり、その用途はどのようなものなのでしょうか。

領収書は、金銭を支払った側が受け取るものですので、それだけですと発行側である、金銭を受け取った側には証拠や取引の記録が残りません。
そのため、控えを作ることはとても大切なこととなります。
領収書の控えは取引の重要な証拠となります。
後で確認する際に、領収書の控えは取引の重要な証拠となります。
取引先から金額が違っていたと申し出があった場合などは、領収書の控えとつけ合わせ、その事実を確認できます。
控えがない場合、手渡し等で受け取った場合、その証拠がないという状況になってしまいます。
売上記録をその都度記録しなくても控えをまとめておくことで、まとめて売上記録をつける方法を取ることもできます。
また後に売上金額の確認を行う際に控えがあればスムーズになります。

領収書の発行のポイント・注意点

領収書の作成や発行のポイントをまとめました。
一番大切なポイントは、「控え」を作ることです。

①複写式領収書の場合、下敷きを忘れない
複写になっているので、下敷きを忘れると下まですべて写ってしまいます。
領収書を渡した後で、次のページの下へあらかじめ下敷きを入れておくようにするといいですよ。

②控えの方を渡さない
意外と間違えて渡してしまう方が多いので注意が必要です。
領収書(控)と書いてある方が会社控えで、2枚目の控と書いてない方(正本)がお客様に渡す方です。
自分が書き込んだ方は、自分の控えで、相手に渡すのは複写で写った方の用紙(正本)になります。
控えの用紙には(控)と書いてあると思うので、迷ったら落ち着いて確認してみてください
正本にだけミシン目がついて切り取りやすくなっている様式が一般的です。

③一連番号をつけておくこと。
領収書と控えにルールを決めて一連番号をつけておくこと。
番号が抜けていないか、後で調べることが出できます。
また、税務調査の時でも通し番号のある控えの方が証拠能力が高いと見なされます。

④必要な項目、注意書きを記入する。
発行日付、宛名、金額、但し書き、入金の形態(現金・小切手・手形・相殺等)を記載します。

再発行分については、「再発行分」と記載します。
二重に発行したことにならないためにも、必要です。

通常形式と違う金銭の受け渡しの場合は、説明を記載する。

⑤正本だけしかついていない領収書
複写式であれば一度の記入で控えも完成しますが、複写式でなくても構いません。
複写式ではなく、正本だけしかついていない領収書もよくあります。

その様式では、ミシン目で切り取った左側の紙片に日付や金額などを転記して保存します。

また、複写式でない場合は同じものを2枚作ります。
領収書(正本)と控えに、割り印を押します。(複写式の控えの場合は必要ありません)

⑥控えを保管しておく。
控えを保管しておく。
領収書の控えは自社で保管します。
この控えで売り上げの帳簿を作ることもできますし、控えそのものが売り上げの補助簿にもなります。
取引の調査や現状把握をする際にも使えるものです。
控えだけをまとめるファイル等を作っておくと良いでしょう。
税務調査の際には領収書も1枚1枚チェックされるので、ただ保存するだけでなく後々に見やすいような保管が必要です。

書き損じた領収書を破って捨てない
また、書き間違えた領収書や控えは、捨てないことが大切です。
書き損じた領収書は正本を切り取らずに大きく×と書くなど「書損」として正本と控えをセットでそのまま綴りへ残しておきましょう。
連番にして領収書の発行に間違いがないかを担保しているにもかかわらず、書き損じたものを破棄してしまえば、紛失したのかどうかがわからなくなります。
また、領収書の控えは売上の証拠を示す書類となりますので、連番の領収書の控え自体がないと
・売り上げを誤魔化してるんじゃないか?
・不正をしてるんじゃないか?
と疑われてしまう可能性があるので注意してください。

⑧会社ゴム印
会社ゴム印(会社名・住所・電話番号がはいったもの)の領収書の控えへの押印については、押さなくても押してもどちらでもOKです。
一応、控えは正本と同じものであるという考えに基けば、控えにもゴム印は押すべきかもしれません。

⑨収入印紙の貼付
収入印紙は5万円以上の領収の際に必要になります。
国税庁のwebサイトなどで必要な金額を確認することができますので、貼り忘れがないようにしましょう。
よく使う金額の印紙は、あらかじめ何枚か用意しておくといいですね。

収入印紙は、お客様に渡す方の正本に貼り消印をします。
消印をしたことにより印紙税を納付したことになります。

会社の控えは、あくまで控えであって、印紙の貼付が必要な領収書(正式には「金銭または有価証券の受取書」)には該当しないので、印紙を貼る必要はありません。

印紙税は納付(貼付)した文書が相手方に手渡されるため納付(貼付)したかどうかについては手許では確認できなくて仕方ないものです。

領収書控えに「〇〇〇円印紙貼付済」などと記録しておくとよいでしょう。

帳簿の租税公課の内訳に収入印紙の購入代金が経費として計上されていれば辻褄が合います。
仮に本来、収入印紙の貼付が必要な領収書に貼付せずに発行し、その事実が発行先の税務調査等により、税務当局に発覚した場合には、あなたの会社の印紙税の追徴課税(過怠税)がなされることとなります。

⑩領収書の準備
いつでも渡せるように領収書の準備をしておきましょう。
「領収書をもらえますか?」
と言われたときに困らないように、あらかじめ準備しておくとよいです。
自分の名前や住所、印鑑などは時間があるときに記入・押印しておけばスムーズに渡すことが出来ます。

領収書とは

ちなみに領収書とは、商品やサービスの提供をし、それに対しての対価を受け取ったとき、対価の支払いを行う側へ代金を受け取ったことを証明するために発行するものです。
これは金銭の受け渡しの大切な証拠書類となります。
法律では決まった形式はありませんが、記載しておいた方が良いのは、
発行した日付・発行先の宛名・金額・但し書き・入金の形態(現金・小切手・手形・相殺等)です。
書き換えを防ぐためにも、領収書の金額欄には、数字の前に「¥」、後に「-」を記載しておくとより良いです。
これは領収書への不正を防ぐ意味が含まれます。前後に数字を書き加えられないようにするものです。

手書きの領収書でおすすめ

手書きの領収書でおすすめなのは、領収書の控えは原本と同内容が原則なので、複写式を使うと便利です。
複写式の領収書だと控えが残っていくので、売上の管理がしやすいです。

領収書の保存期間は7年~10年

受け取った領収書、渡した領収書の控えのどちらについても、7年間~最長で10年間の保存義務があります。
確定申告や決算が終わったからといって捨てないように注意しましょう。
実際は5年分あれば十分で、3年分しか見られない場合が多いのですが、廃棄していいとは言えないので期限まで保存しておきましょう。

まとめ

領収書はだいたい2枚つづりになっていて1枚目が直接の記入になり、2枚目がカーボン紙などのうつしになります。
金額などの内容の改ざんを防ぐ意味もあり、カーボンコピーである下(2枚目)を相手に渡すのが普通です。
領収書の控えは、取引における代金の支払に関するトラブル回避に役立ちます。
会計、税務だけにとどまらず、後々のトラブルの防止のためにもその保存は有用です。






最後までご覧いただきありがとうございました。

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