領収書を発行するときに、「原本」と「控え」のどちらを相手に渡せばよいのか迷うことがあります。
特に、手書きの領収書や複写式の領収書を使っていると、「控えと書かれている方を渡すの？」「自分の手元には何を残せばいいの？」と不安になりやすいですよね。
結論からいうと、基本的には相手に渡すのは領収書の原本です。
発行者は、控えや発行記録を手元に残します。
この記事では、領収書の原本と控えの違い、複写式や電子領収書の場合の扱い、控えを保管する理由、書き損じや再発行時の注意点までわかりやすく解説します。
領収書の控えはどちらを渡す？結論は「原本を相手に渡す」
領収書の控えはどちらを渡すのか迷ったときは、まず「相手が支払いの証明として使うものはどちらか」と考えるとわかりやすくなります。
基本は、支払者に領収書の原本を渡し、発行者が控えを保管します。
お客様や取引先は、支払ったことを証明するために領収書を受け取ります。
そのため、相手が経費処理や社内精算に使う書類として、正式な領収書を渡すのが一般的です。
一方で、発行者側も「いつ、誰から、いくら受け取ったのか」を確認できるように、控えや発行記録を残しておく必要があります。
支払者に渡すのは領収書の原本
領収書は、お金を受け取った側が、支払った側に対して発行する書類です。
つまり、お客様や取引先に渡すべきなのは、領収書の原本です。
複写式の領収書であれば、通常は切り離して渡す側が相手用の領収書になります。
「控え」や「控」と書かれている方は、発行者が保管するためのものです。
相手に控えを渡してしまうと、発行者側に発行記録が残らなくなるおそれがあるため注意しましょう。
発行者は控えを手元に残す
領収書の控えは、発行者が取引内容を確認するために使います。
たとえば、次のような場面で役立ちます。
・売上や入金が正しく記録されているか確認するとき
・領収書を二重に発行していないか確認するとき
・後日、取引先から問い合わせがあったとき
・税務調査や経理確認の際に取引内容を説明するとき
領収書の控えは、単なるメモではありません。
発行者側にとって、取引の内容を確認するための大切な記録です。
迷ったときは「相手が経費処理に使うもの」と考える
どちらを渡すか迷ったときは、「相手が会社や事業の経費処理に使うものはどちらか」と考えると判断しやすくなります。
相手が経理に提出するのは、原則として領収書の原本です。
控えは発行者側の記録として残すものなので、基本的には相手に渡しません。
「相手に原本、自分に控え」と覚えておくと、実務で迷いにくくなります。
領収書の原本と控えの違いをわかりやすく整理
領収書の原本と控えの違いは、簡単にいうと「誰が使うための書類か」です。
原本は支払者が使う書類です。
控えは発行者が保管する書類です。
同じ内容が書かれていても、役割が異なります。
原本・正本とは何か
原本や正本とは、相手に正式に渡す領収書のことです。
お金を支払った側は、その領収書をもとに「支払いがあったこと」を証明します。
会社員であれば経費精算に使うことがあります。
個人事業主や法人であれば、帳簿や申告のための証拠書類として保管することがあります。
控え・写しとは何か
控えや写しは、発行者が手元に残すための記録です。
複写式領収書では、相手に渡した内容と同じ情報が下の用紙に残るようになっています。
控えには、領収書番号、日付、宛名、金額、但し書き、発行者名などが残ります。
これにより、あとから「どの取引で発行した領収書なのか」を確認できます。
控えは発行した事実を残すためのもの
控えを残す目的は、領収書を発行した事実を記録することです。
特に現金取引では、銀行振込のように通帳へ記録が残らない場合があります。
そのため、領収書の控えを残しておくことで、売上や入金の証拠として確認しやすくなります。
控えそのものがない場合でも、発行内容を確認できる売上帳、会計ソフト、請求書、入金記録などを整理しておくことが大切です。
ケース別｜領収書は控えと原本どっちを渡す？
領収書の扱いは、複写式、単票式、電子領収書などで少しずつ変わります。
ただし、基本の考え方は同じです。
相手には原本を渡し、発行者は控えや発行記録を残します。
複写式領収書の場合
複写式領収書の場合は、相手に渡す側と発行者が保管する側が分かれています。
一般的には、切り離して渡す方が相手用の領収書で、複写で残る方が控えです。
「控」や「控え」と印字されている用紙は、発行者が保管します。
間違えて控えを相手に渡してしまうと、発行者側の記録が残らなくなるおそれがあります。
複写式を使う場合は、記入後にどちらを渡すのかを確認してから切り離しましょう。
単票式・手書き領収書の場合
単票式の領収書は、複写が残らないタイプです。
この場合は、相手に領収書を渡す前後で、発行者側でも内容を記録しておくことが大切です。
たとえば、領収書番号、日付、宛名、金額、但し書き、取引内容などを、売上帳や会計ソフトに記録します。
必要に応じて、発行前にコピーやスキャンを残す方法も考えられます。
ただし、保存方法は事業形態や経理ルールによって変わります。
税務処理に不安がある場合は、税理士や所轄税務署などに確認しましょう。
電子領収書・PDF領収書の場合
PDFなどの電子領収書をメールやシステムでやり取りする場合は、紙の領収書とは別の注意が必要です。
国税庁の案内では、領収書や請求書などに相当する電子データをやり取りした場合、その電子データを保存する必要があるとされています。
つまり、PDF領収書などを電子データで送ったり受け取ったりした場合は、電子取引データとして確認できる形で保存しておくことが重要です。
紙に印刷して保管するだけではなく、送受信した電子データそのものを保存する必要があるケースがあります。
電子帳簿保存法の要件は変更されることがあるため、最新の国税庁情報も確認しておきましょう。
領収書の控えを保管する理由
領収書の控えは、発行したら終わりではありません。
発行者側の経理処理や税務対応のために、事業者は領収書の控えや発行記録を一定期間保存することが求められる場合があります。
売上や入金の確認に使える
領収書の控えがあると、売上や入金の確認がしやすくなります。
たとえば、現金で代金を受け取った場合、銀行振込のように通帳へ入金記録が残りません。
そのため、領収書の控えや売上記録がないと、あとから取引内容を確認しにくくなります。
控えを保管しておけば、帳簿や会計ソフトの記録と照らし合わせることができます。
税務調査や経理確認の証拠になる
領収書の控えは、税務調査や社内の経理確認で取引内容を説明する材料になります。
特に事業者の場合、売上や経費に関する書類を適切に保存しておくことが重要です。
国税庁の案内では、法人の帳簿や取引に関して作成・受領した書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があるとされています。
また、一定の場合には10年間の保存が必要になることもあります。
保存対象の書類例には、領収書も含まれます。
法人や個人事業主は保存期間に注意する
領収書や控えの保存期間は、法人か個人事業主か、青色申告か白色申告か、書類の種類などによって異なります。
たとえば、青色申告の個人事業主の場合、現金預金取引等関係書類にあたる領収証などは、原則として7年間保存する扱いです。
一方で、書類の種類によっては5年保存のものもあります。
白色申告者についても、事業所得などがある方は、帳簿や書類を一定期間保存する必要があります。
こちらも対象者や書類の種類に応じて、5年または7年の保存が必要になる場合があります。
「領収書はすべて何年」と一律に考えるのではなく、自分の事業形態や申告方法に合わせて確認しましょう。
領収書の控えを扱うときの注意点
領収書はお金の受け取りを証明する書類です。
扱いを間違えると、後から経理処理や取引先対応で困ることがあります。
特に、控えを渡してしまった場合、書き損じた場合、再発行する場合は注意が必要です。
控えを渡してしまった場合の対応
誤って控えを相手に渡してしまった場合は、まず発行者側に記録が残っているか確認しましょう。
複写式の原本が手元に残っているなら、相手に事情を説明し、可能であれば正しい領収書と差し替えます。
すでに相手が経理処理に使っている場合は、無理に回収せず、発行記録や取引内容がわかる資料を残しておくことが大切です。
会社や店舗で領収書の運用ルールがある場合は、そのルールに従いましょう。
判断に迷う場合は、経理担当者や税理士に相談すると安心です。
書き損じた領収書は破棄せず残す
書き損じた領収書は、すぐに破って捨てるのではなく、無効であることがわかる形で保管するのが実務上は安全です。
たとえば、「書損」「無効」などと記入し、控えと一緒に残しておく方法があります。
領収書番号が連番になっている場合、途中の番号が抜けると、あとから確認したときに不自然に見えることがあります。
不正や二重発行を疑われないよう、書き損じの履歴も残しておきましょう。
再発行は二重発行に注意する
領収書の再発行を求められた場合は、二重発行に注意が必要です。
同じ取引について領収書を2枚発行すると、相手側で二重に経費処理されるおそれがあります。
再発行する場合は、社内ルールや取引先の状況を確認したうえで対応しましょう。
たとえば、「再発行」と明記する、元の領収書を回収する、発行履歴を残すなどの方法が考えられます。
ただし、具体的な対応は会社の経理方針や取引状況によって異なります。
不安な場合は、税理士や経理担当者に確認しましょう。
領収書の控えに関するよくある質問
ここでは、領収書の控えについてよくある疑問を整理します。
実務で迷いやすいポイントを確認しておきましょう。
控えに印鑑は必要？
領収書の控えに必ず印鑑が必要とは限りません。
ただし、会社や店舗の運用として、発行済みであることを確認するために押印する場合があります。
大切なのは、誰に、いつ、いくらの領収書を発行したのかが確認できることです。
社内ルールがある場合は、そのルールに従いましょう。
控えをなくしたらどうする？
控えをなくした場合は、まず会計ソフト、売上帳、入金記録、請求書、メールのやり取りなど、取引内容を確認できる資料を探しましょう。
控えそのものが見つからなくても、取引の事実を説明できる資料を整理しておくことが大切です。
ただし、領収書などの保存が必要な書類を紛失すると、税務上の説明が難しくなる場合があります。
繰り返し紛失しないよう、発行後すぐに保管場所へ入れる、番号順に綴じる、電子データは検索しやすい名前で保存するなどのルールを作りましょう。
レシートと領収書の控えは同じ扱い？
レシートと領収書は、どちらも支払いの事実を示す資料として使われることがあります。
レシートでも、日付、金額、取引内容、発行者などが確認できれば、経費処理に使われることがあります。
ただし、会社や取引先の経理ルールによって、領収書の提出を求められる場合もあります。
発行者側から見ると、レシートを発行した場合でも、売上データやレジ記録などを保存しておくことが重要です。
また、紙ではなく電子データで領収書や請求書をやり取りした場合は、電子データのまま保存する必要があるケースにも注意しましょう。
領収書の控えはコピーでもよい？
単票式の領収書を使っていて控えが残らない場合、コピーやスキャンを残しておく方法があります。
ただし、税務上必要な保存書類や保存方法は、事業形態や保存する書類の種類によって異なります。
また、電子データとして保存する場合は、電子帳簿保存法の要件が関係することがあります。
単にコピーを取ればすべて問題ないと考えるのではなく、帳簿や会計ソフトの記録とあわせて、取引内容を説明できる状態にしておくことが大切です。
領収書の控えはいつまで保管すればよい？
領収書の控えや発行記録の保存期間は、法人・個人事業主・申告方法・書類の種類によって異なります。
法人の場合は、帳簿や取引関係書類を原則7年間保存する必要があります。
一定の場合には10年間の保存が必要になることもあります。
個人事業主の場合も、青色申告か白色申告か、また書類の種類によって5年または7年の保存が必要になる場合があります。
自分のケースで何年保存すべきか不安な場合は、国税庁の最新情報を確認するか、税理士などの専門家に相談しましょう。
まとめ｜領収書は原本を渡し、控えは発行者が保管する
領収書の控えはどちらを渡すのか迷ったときは、次のように考えれば大きく間違いにくくなります。
相手に渡すのは原本です。
発行者が保管するのは控えです。
複写式領収書では、「控」や「控え」と書かれている方を発行者が残します。
単票式の領収書では、発行内容を売上帳や会計ソフトなどに記録しておきましょう。
電子領収書の場合は、紙に印刷して終わりではなく、電子取引データとして保存が必要になるケースがあります。
領収書は、取引の証拠になる大切な書類です。
日付、宛名、金額、但し書き、発行者情報を正しく記入し、発行後は控えや発行記録をきちんと保管しましょう。
税務処理や保存期間に不安がある場合は、国税庁の最新情報を確認するか、税理士などの専門家に相談すると安心です。
☆手書きメモが保存できる電子ノート。領収書の管理メモにも便利。
ポチップ
☆領収書をスキャンしてデータ管理できる高性能スキャナー。税務対策にも◎
ポチップ